“A restauração de matrículas é o ato final decorrente do procedimento administrativo de reconstituição da matrícula ou do livro de registro danificado ou extraviado. Visa, portanto, à recomposição do acervo e das informações registrais prejudicadas pelo dano físico ou digital, bem como pelo extravio ou furto de documentos públicos da serventia. Para isso, utilizam-se os elementos constantes dos índices, arquivos físico e digital das unidades do serviço e dos traslados e certidões exibidos pelos interessados.

A restauração se faz necessária não apenas nos casos de destruição física da matrícula ou livro, impossibilitando sua leitura total ou parcial, mas também diante de todo e qualquer dano que impeça seu uso e manuseio.

Normalmente, essa necessidade advém de impressões indevidas sobre informações já impressas, com a consequente sobreposição de imagens, impossibilitando a leitura e a aferição da veracidade da informação. Em livros antigos, por sua vez, a restauração é comum em razão do transcurso do tempo, potencialmente prejudicial ao bom manuseio e à integridade do livro ou da ficha de matrícula, tornando-os impróprios para a leitura. Também ocorre nas hipóteses de inundações e incêndios nas unidades de serviço, comprometendo a conservação do acervo público de livros e documentos.

A restauração de matrícula demanda autorização da corregedoria permanente. Não tem o registrador o poder de, sem autorização correcional, avaliar o atendimento aos requisitos legais e restaurar de imediato o documento. Deverá, sempre, obter autorização da corregedoria permanente para tal[1].

Dessa forma, tão logo se verifique o extravio, furto ou danificação, no todo ou em parte, de ficha de matrícula ou livro de registro, deverá o oficial comunicar o Juiz Corregedor–definido na órbita estadual e do Distrito Federal como competente para a fiscalização judiciária dos atos notariais e de registro – assim como a Corregedoria Geral da Justiça[2].

Havendo autorização, a restauração será feita com a transposição, na nova ficha (que terá o mesmo número de ordem da matrícula restaurada) ou livro, de todas as informações registrais coletadas, consignando-se, por averbação, a ocorrência da restauração judicialmente determinada.

De todo modo, a viabilidade da restauração pela via administrativa pressupõe a existência de informações seguras sobre o conteúdo do registro. Tais informações são extraídas sobretudo dos indicadores reais e pessoais, dos títulos arquivados, das imagens digitais das matrículas nos sistemas de backups das serventias, dos eventuais traslados e certidões idôneas que comprovem conteúdo registral etc.

A ausência dessas informações obsta o deferimento da restauração, por impossibilidade de reconstituir, na nova ficha, todos os dados identificadores do imóvel, dos direitos reais e de seus titulares, constantes da matrícula original.

É bom ressaltar que o registrador tem o dever legal de manter os livros e acervos em ordem, conservando-os e guardando-os em local seguro (art. 30, I, da Lei 8.935/1994). É nessa linha que o Conselho Nacional de Justiça editou a Recomendação n. 09, de 07 de março de 2013, recomendando, aos titulares e responsáveis pelas delegações dos serviços extrajudiciais, a manutenção de cópias de segurança em microfilme, arquivo em mídia digital ou outros métodos hábeis[3].

O arquivo de segurança, ainda de acordo com o ato normativo, deverá ser atualizado com periodicidade, e ao menos uma de suas vias deverá ser arquivada em local distinto da serventia, facultado o uso de servidores externos ou qualquer espécie de sistema de mídia eletrônica ou digital[4].

A finalidade da manutenção do arquivo de segurança é garantir a preservação das informações contidas nos livros e documentos que compõem o acervo da serventia, evitando sua destruição em virtude de catástrofes e outros acidentes naturais que demandem a restauração do acervo[5]. Forma-se, assim, um repertório seguro para fins de reconstituição do acervo quando necessário, reforçando a segurança das informações transpostas ao novo livro ou ficha.”

Fonte: V.F. Kümpel, C.M. Ferreira, Tratado Notarial e Registral: Ofício de Registro de Imóveis, v.5, tomo I, São Paulo, YK, 2020.

[1] Dispõe o art. 5º do Provimento nº 23 do CNJ: “Sendo impossível a verificação da correspondência entre o teor da certidão já expedida e a respectiva matrícula, transcrição ou inscrição mediante consulta do livro em que contido o ato de que essa certidão foi extraída, por encontrar–se o livro (encadernado ou escriturado por meio de fichas), no todo ou em parte, extraviado ou deteriorado de forma a impedir sua leitura, deverá o Oficial da unidade do Registro de Imóveis em que expedida a certidão, para a realização de novos registros e averbações e para a expedição de novas certidões, promover a prévia restauração da matrícula, transcrição ou inscrição mediante autorização do Juiz Corregedor competente”.

[2] Art. 1º do Provimento nº 23 do CNJ.

[3] Dispõe o art. 1º, caput, da Recomendação nº 09/2013 do CNJ: “Art. 1º.Recomendar aos titulares e aos responsáveis pelas delegações do serviço extrajudicial de notas e de registro que mantenham cópias de segurança em microfilme, ou arquivo em mídia digital formado por imagens extraídas por meio de “scanner”, ou fotografia, ou arquivo de dados assinado eletronicamente com certificado digital emitido em consonância com as normas do ICP-Brasil, ou qualquer outro método hábil, que, em sua fase inicial, deverá abranger os livros obrigatórios previstos em lei para as suas respectivas especialidades”.

[4] Art. 2º da Recomendação nº 09/2013 do CNJ. Mais recentemente, o Provimento nº 74/2018 do CNJ também normatizou, de modo mais rigoroso, formas e prazos para os backups das unidades extrajudiciais, devendo ser rigorosamente respeitado pelo registrador. Estabeleceu que as cópias de segurança dos livros e atos eletrônicos que integrem o acervo devem ser arquivados em intervalos não superiores a 24 horas (art.3º, §1º). Aduziu também que tais cópias de segurança serão organizadas tanto em mídias eletrônicas quanto na internet (art. 3º, §3º), bem como tornou outros procedimentos e requisitos técnicos necessários para a segurança, integralidade e disponibilidade de dados da serventia.

[5] Cf. Considerandos da Recomendação nº 09/2013 do CNJ.